În ultimii ani, evenimentele de business au devenit tot mai populare, fiind considerate ocaziile perfecte pentru prezentarea obiectivelor, strategiilor și ideilor de afaceri sau crearea de noi parteneriate. Fără îndoială, companiile moderne își organizează în mod diferit activitatea, petrec mult timp în ședințe ori sesiuni de brainstorming, așa că au nevoie de o sală de conferințe unde totul să prindă contur.

Un astfel de spațiu este considerat în prezent elementul cheie al oricărei societăți. Însă, nu doar în sediile firmelor se găsesc astfel de săli, ci și în cadrul hotelurilor, al centrelor de afaceri sau altor tipuri de clădiri. Iată cum se amenajează un asemenea loc și care sunt obiectele principale pe care trebuie să le includă decorul:

    1. Mobilier

    Mai exact, mese și scaune poziționate în funcție de capacitatea sălii. În general, un spațiu dedicat evenimentelor de afaceri și conferințelor poate fi amenajat în diferite moduri: tip teatru, ca o sală de clasă, boardroom, în forma literei U sau tip banchet/cabaret. Fiecare în parte satisface necesități diferite.

    Amenajarea în forma literei U se potrivește evenimentelor la care participă cel mult 50 de persoane, de exemplu training-uri, ședințe corporate sau prezentări de produs. Varianta tip banchet presupune utilizarea unor mese rotunde, în jurul cărora se așază 10-12 scaune, modelele tip teatru și sală de clasă sunt ideale pentru evenimentele de durată și un număr mare de participanți, iar boardroom este dispunerea ideală pentru companii, cu o capacitate de până la 30 de participanți.

      2. Echipamente de proiecție

      În funcție de dimensiunea sălii de conferințe și nevoile de prezentare, pot fi necesare videoproiector, ecran de proiecție, sistem de sunet și microfoane. Aceste dispozitive sunt esențiale pentru analiza rezultatelor, prezentări de proiecte, sesiuni de instruire, ședințe de bilanț și tot felul de întâlniri unde este nevoie ca imaginea să fie văzută și clar percepută de mai multe persoane.

      Dotarea cu echipamente tehnice adecvate fac cu adevărat multifuncțională o sală de conferințe modernă. Accesoriile de proiecție sunt de ajutor chiar și în cadrul reuniunilor virtuale și videoconferințelor deoarece îi aduc pe oameni față în față, chiar și când sunt în locuri diferite, și transformă conversațiile în discuții eficiente și productive.

        3. Tablă magnetică

        Ca să poți da formă ideilor prezentate ai nevoie de o tablă albă magnetică. O soluție modernă și elegantă, aceasta este extrem de utilă pentru stabilirea simplă și rapidă a tuturor obiectivelor și scopurilor, precum și pentru analiza corespunzătoare a fiecărei idei în parte. Tablele magnetice sunt disponibile în diferite dimensiuni, care încep de la 30×30 cm și ajung până la 300×120 cm, dar și în diverse culori, de la alb la verde.

          4. Laptop

          Într-o sală de conferințe trebuie să existe cel puțin un laptop pentru conectarea tuturor celorlalte echipamente și redarea prezentărilor la o rezoluție mai mare decât imaginile rulate pe dispozitiv. Bineînțeles, în funcție de felul evenimentelor găzduite, sala de conferințe poate fi echipată cu mai multe computere, pentru a oferi acces tuturor participanților.

            5. Sistem de iluminat

            Lumina naturală are un rol important în ceea ce privește atmosfera din sala de conferințe. Totuși, este deosebit de important ca lumina artificială să fie adaptată la nevoile tuturor evenimentelor care ar putea avea loc în sala de conferințe. Iar asta înseamnă că poate fi necesară atât obscuritatea, cât și iluminarea amplă, care să stimuleze atmosfera de lucru și de discuție.

            De regulă, în mediile de lucru se instalează surse cu lumină rece, însă, uneori, este de folos să existe și alternativa unei lumini calde, pentru întâlniri în cerc restrâns, nonformale.

              6. Sistem de climatizare

              Cu siguranță orice persoană se va simți bine într-o sală de conferințe care nu este doar bine dotată și elegantă, ci și confortabilă, aerisită, având o temperatură adecvată. Sistemul de climatizare este necesar în orice anotimp, mai ales nu există ferestre care să se poată deschide, indiferent de numărul participanților și de mărimea sălii.

              Investiția în amenajarea unei săli de conferințe este pe termen lung, de aceea se recomandă ca dotarea și decorarea acesteia să fie făcute în cel mai responsabil, bun și elegant mod cu putință.